★パソコンで「入力できるPDFフォーム」とは？

一般的なPDFに、テキストを入力できるフォームを埋め込んだものです。フォームの埋め込みには純正の「Adobe Acrobat Pro」を使用します。特殊なソフトや特別なプログラムは何一つ利用しないので安心です。PDFの「フォーム埋め込み」はPDFが本来持っている正式な機能です。

青い箇所にフォームを埋め込んだ例です。

このサンプルは、「FAXの送信のお知らせ」です。ベースを保存して、コピー＆ペーストして複製を作り、A社用、B社用などと作り分けておけば大変便利です。送り先・差出人など事前に入力できる箇所は予め入力しておき、送信日や件名・内容などの箇所だけ入力して印刷しFAXすればいいので、とても便利です。

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■この「入力できるPDFフォーム」がお役に立つお店・会社は、

1. FAXでの受注（応募、申請）を行っている。
2. お店のホームページに「FAX送信用紙」があり、自由にダウンロードできる。
3. 手書きで届くFAXの処理に、多少なりともストレスを感じてる。

この3つのケースが当てはまるお店、会社なら、必ずお役に立てます。

■例えば、弁当屋、花屋、貸しスタジオ、フィットネススタジオ、英会話教室、カタログ販売などのお店に。
■例えば、ご注文用紙、申請用紙、登録用紙、応募用紙、お見積り依頼用紙、送信票などに。

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■読めるFAXと読めないFAX。

手書きのFAXのすべてが読みにくいとは思いませんが、少なからず確実に「読むのに苦労する」FAXが届くのも事実です。また、今はパソコン全盛の時代ですから、手書きが苦手な方が多いのも事実です。お店や会社のホームページにFAX送信用紙をアップしているなら、それを「入力できるPDFフォーム」に変換したファイルと入れ替えるだけでOKです。お客様は、「入力できるPDFフォーム」をダウンロードして、パソコンで入力して、印刷してFAXします。もちろん手書きにも完全対応です。パソコンで入力したFAXなら、確実に読めます。読めるFAXなら読み間違いも判読に関わる時間も激減できます。読めないFAXが届いたら、時間をかけて解読したり、確認のお電話をかけたり、それは手間ですね。「入力できるPDFフォーム」なら読み慣れた読みやすい文字で届くので、受注業務を効率的に行えます。

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■手書きが得意な方は手書きで。パソコンが得意な方はパソコンで使えるのが「入力できるPDFフォーム」です。

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■メリットとデメリット。

「入力できるPDFフォーム」が届けば、お店/会社にとっては。メリット。

1. 手書きに比べ格段に読めるFAXが届くので、判読/解読する手間・時間が激減する。
2. 不明な箇所の（読めなかった場合）確認のお電話をなくせる。

逆にデメリットは。

1. 自動計算させるにはメンテナンスが必要。
2. 埋め込み書体や特殊な設定がされてると変換できないことも稀にある。

 

「入力できるPDFフォーム」で送れれば、お客様/利用者にとっては。メリット。

1. 手書きから開放される。書き損じがなくなる。
2. PC-FAX搭載の複合機なら、ペーパーレスでFAX送信できる。

逆にデメリットは。

1. 「PDFフォーム」は容量が重くなるのでダウンロードに時間がかかる。
2. 純正のAdobe Reader以外の、汎用PDFソフトではフォーム入力できない。

 

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つまり。お店や会社のホームページにPDFのFAX送信用紙を掲載していて、自由にダウンロードできて、利用者は、その送信用紙をパソコンで開いてプリンターで印刷して、必要な箇所は手書きで記入して、FAXで送信をする。またお店は、受信してそれを処理する。

このプロセスをもちいて業務をされているなら、導入後では、

★印刷してから手書きするか。★入力してから印刷するか。。。だけの違いです。一般的な仕様のPDFなら、テキストフォームを埋め込めます。ほとんどのPDFは「入力できるPDFフォーム」に変換できます。

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■それ以外にも

1. メニューは、決められた中から選択できるので商品名など名称ミスがない。
2. 自動計算できる。例：埋め込んだ単価に数量を入力で、支払金額を表示できる。
3. 電話番号、郵便番号などは文字数を制限できるので、記入ミスを防げる。

「入力できるPDFフォーム」を使うメリットは計り知れません。

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言葉で説明すると「入力できるPDFフォーム」とは、このようなものです。もっともざっくりと一言で表すなら。「手書きだと読めないので困るけど、読めるFAXが届くと仕事がサクサクで嬉しい」それを実現するのが「入力できるPDFフォーム」です。

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ご注文をFAXで受けているお店様にとってもおすすめなツールです。